Sau 3 tuần triển khai chương trình “1000 doanh nghiệp chuyển đổi số”, đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi đã ghi nhận hàng trăm câu chuyện thực tế. Có những thành công đáng tự hào, nhưng cũng có những thất bại đáng tiếc. Phân tích kỹ lưỡng, chúng tôi nhận ra 5 sai lầm phổ biến khiến việc triển khai phần mềm quản lý thất bại, cùng với cách khắc phục chúng.
Sai lầm 1: Không chuẩn bị nhân viên trước khi triển khai
Anh Dũng, chủ một gara ô tô với 20 nhân viên ở Hà Nội, hào hứng cài đặt Tanca và thông báo: “Từ mai, mọi người dùng ứng dụng này để chấm công nhé!”
Kết quả: 50% nhân viên quên chấm công, 30% không biết cách sử dụng, và 20% cho rằng đây là cách ông chủ “theo dõi” họ.
Bài học: Hãy dành thời gian giải thích lý do tại sao cần sử dụng phần mềm trước khi hướng dẫn cách dùng. Khi nhân viên hiểu được lợi ích (không cần ký giấy, không phải tính công thủ công, lương minh bạch hơn), họ sẽ hợp tác tốt hơn.
Sai lầm 2: Muốn thay đổi mọi thứ cùng lúc
Chị Mai, quản lý một salon tóc với 15 nhân viên, quyết định chuyển đổi toàn bộ quy trình trong một ngày: chấm công, quản lý ca, tính lương, đánh giá nhân viên, và đào tạo.
Kết quả: Hỗn loạn hoàn toàn. Nhân viên bị quá tải, quy trình bị gián đoạn, khách hàng phàn nàn vì chất lượng dịch vụ giảm.
Cách làm tốt hơn: Triển khai từng chức năng một. Ví dụ:
Tuần 1: Chấm công.
Tuần 3: Quản lý ca.
Tuần 5: Tính lương.
Điều này giúp đội ngũ làm quen từng bước.
Sai lầm 3: Không điều chỉnh theo đặc thù ngành
Anh Toàn, chủ một công ty vận tải, áp dụng nguyên mẫu có sẵn mà không tùy chỉnh. Kết quả: 70% tính năng không sử dụng được, 30% thiếu các tính năng cần thiết cho ngành vận tải.
Ví dụ: Mẫu mặc định có chức năng “chấm công tại văn phòng”, nhưng tài xế làm việc trên đường cần chức năng “chấm công di động” và “theo dõi GPS”.
Mẹo: Dành 2-3 ngày đầu để điều chỉnh hệ thống theo quy trình thực tế của doanh nghiệp, thay vì ép doanh nghiệp theo hệ thống.
Sai lầm 4: Không chỉ định người chịu trách nhiệm
Một công ty khởi nghiệp với 12 nhân viên nghĩ rằng “ai đó sẽ quản lý hệ thống”. Kết quả: Không ai chịu trách nhiệm, dữ liệu không đồng nhất, nhân viên tự ý bỏ qua quy trình khi gặp khó khăn.
Giải pháp: Chỉ định một người phụ trách nhân sự (có thể làm bán thời gian) để:
Hướng dẫn nhân viên mới.
Xử lý các vấn đề hàng ngày.
Đảm bảo chất lượng dữ liệu.
Báo cáo thông tin cho ban quản lý.
Sai lầm 5: Kỳ vọng kết quả ngay lập tức
Ông Phong, chủ một nhà máy với 45 nhân viên, mong đợi năng suất tăng ngay trong tuần đầu. Khi không thấy cải thiện, ông thất vọng và muốn quay lại cách làm cũ.
Thực tế: Chuyển đổi số cần 3-6 tháng để mang lại kết quả rõ rệt. Tháng đầu, năng suất thường giảm do quá trình học hỏi.
Mốc thời gian thực tế:
Tuần 1-2: Giai đoạn học hỏi (năng suất có thể giảm 10-15%).
Tháng 1: Giai đoạn thích nghi (năng suất trở lại mức ban đầu).
Tháng 2-3: Giai đoạn tối ưu (năng suất tăng 15-25%).
Tháng 4 trở đi: Giai đoạn thành thạo (năng suất tăng 30-50%).
Thêm một yếu tố thành công ít ai ngờ tới
Hãy ăn mừng những thành công nhỏ! Anh Hải, chủ một chuỗi quán cà phê, mỗi tuần chia sẻ một thông tin từ dữ liệu với đội ngũ, ví dụ: “Tuần này, chúng ta tiết kiệm được 5 giờ làm thêm!” hoặc “Ca chiều hiệu quả hơn ca sáng 20%!”
Kết quả: Đội ngũ hào hứng vì thấy được giá trị cụ thể, từ đó có động lực khám phá thêm các tính năng mới.
Kết luận
Công nghệ chỉ là công cụ. Thành công hay thất bại phụ thuộc vào cách triển khai và tư duy của người sử dụng. Những doanh nghiệp thành công nhất không phải là những nơi có kỹ năng công nghệ tốt nhất, mà là những nơi quản lý sự thay đổi tốt nhất.
Hãy nhớ: Bạn không chỉ đang cài đặt phần mềm, mà đang nâng cấp cách làm việc của cả tổ chức.
