Quản lý thông tin nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và thành công. Với sự phát triển của công nghệ, việc quản lý thông tin nhân sự trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và an toàn của dữ liệu, việc sử dụng một hệ thống Phần mềm hồ sơ nhân sự để quản lý thông tin nhân sự hiệu quả là vô cùng quan trọng. Cùng Tanca tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau.
1. Vai trò của quản lý thông tin nhân viên trong doanh nghiệp
Vai trò của quản lý thông tin nhân viên trong doanh nghiệp là rất quan trọng vì nó đóng vai trò tối quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Cụ thể, các nhiệm vụ của quản lý thông tin nhân sự bao gồm:
- Thu thập và lưu trữ thông tin nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên phải thu thập và lưu trữ thông tin nhân viên như hồ sơ cá nhân, thông tin về kinh nghiệm làm việc, bằng cấp, chứng chỉ nghề nghiệp, quá trình đào tạo, lương và các thông tin khác liên quan đến hoạt động của nhân viên trong công ty.
- Quản lý các chế độ phúc lợi: Quản lý thông tin nhân sự cần quản lý các chế độ phúc lợi như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm, lương thưởng, phụ cấp...
>>> Tìm hiểu thêm: Phần mềm tiền lương và quản lý tiền lương nhân sự tốt nhất
2. Các thông tin quan trọng về nhân sự cần quản lý
Nội dung quản lý cần có sự linh hoạt tùy biến theo yêu cầu phát triển nhân lực của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp chưa thực sự hài lòng về những tiêu chí quản lý mà mình đang áp dụng. Chính vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp ngay đây những tiêu chí thiết thực nhất, cần kíp nhất và đặc biệt, mang lại hiệu quả quản lý thông tin nhân sự cao nhất cho mọi ngành nghề:
- Hồ sơ nhân viên: Bao gồm thông tin cá nhân, quá trình học tập và làm việc của nhân viên.
- Hợp đồng lao động: Bao gồm các thông tin liên quan đến nội dung hợp đồng, lương, chế độ phúc lợi, thời hạn, điều kiện chấm dứt hợp đồng,...
- Quản lý chấm công: Bao gồm các thông tin liên quan đến giờ làm việc, phép năm, ngày nghỉ, ngày làm thêm giờ, giờ làm đột xuất,...
- Đào tạo và phát triển: Bao gồm các thông tin liên quan đến khả năng, kỹ năng, năng lực của nhân viên và các chương trình đào tạo, phát triển đang được triển khai.
- Đánh giá hiệu quả lao động
- Thông tin quản lý lương, thưởng, phúc lợi, phụ cấp
3. Phương pháp quản lý thông tin nhân viên hiệu quả
3.1 Quản lý thông tin nhân viên bằng file excel
File quản lý thông tin nhân sự bằng excel thường do doanh nghiệp tự thiết kế. Thứ tự, nội dung và cách phân bổ thông tin đều do nội bộ doanh nghiệp quyết định, thấy hợp mắt, hợp yêu cầu là có thể triển khai nội dung. Cấu trúc file excel ở mỗi doanh nghiệp đều khác nhau, nhưng xét về tổng thể nội dung thì khá tương đồng vì luôn chứa những thông tin như: mã nhân viên, thông tin cá nhân, nơi làm việc, chức vụ, vị trí, trình độ học vấn, hồ sơ nhân sự, mức lương thưởng phụ cấp, thành tích, giải thưởng…
- Ưu điểm:
- Dễ dàng sử dụng và chỉnh sửa thông tin của nhân viên.
- Có thể chia sẻ file đến nhiều người dùng.
- Không yêu cầu kỹ năng sử dụng phần mềm phức tạp.
- Nhược điểm:
- Không đảm bảo tính bảo mật của thông tin, vì mỗi người đều có thể truy cập và chỉnh sửa file.
- Dễ bị lỗi khi có nhiều người dùng cùng chỉnh sửa cùng một file.
- Khó khăn trong việc tìm kiếm, sắp xếp và phân loại thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau.
3.2 Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự nhiều tính năng quản lý nhân sự được sắp xếp khoa học, liên kết dữ liệu thông minh, đảm bảo hoạt động quản lý thông tin nhân sự hiệu quả hơn cả những gì doanh nghiệp kỳ vọng.
Có nhiều ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian: Phần mềm quản lý nhân sự giúp tự động hóa các tác vụ liên quan đến quản lý nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
- Dễ dàng quản lý thông tin nhân viên: Phần mềm quản lý nhân sự cho phép lưu trữ thông tin nhân viên và quản lý các thông tin này dễ dàng và hiệu quả.
- Tăng độ chính xác: Phần mềm quản lý nhân sự giúp giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác trong các tác vụ liên quan đến quản lý nhân sự.
- Dễ dàng tạo báo cáo: Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp các công cụ tạo báo cáo
Việc quản lý thông tin nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng để giúp các công ty duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững. Việc quản lý thông tin nhân sự đòi hỏi sự chính xác, đầy đủ và kịp thời để có thể đưa ra các quyết định phù hợp và hiệu quả.
