So sánh mô hình OKR và SMART: Điểm khác biệt và cách kết hợp

So sánh mô hình OKR và SMART để giúp bạn nhìn nhận được những điểm chung, điểm khác biệt của 2 mô hình này, từ đó đưa ra kế hoạch quản trị doanh nghiệp hiệu suất cao hơn. Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên chọn mô hình OKR quản lý KPI hay mục tiêu SMART. Hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Tanca nhé.

Mô hình OKR là gì?

OKR (Objective and Key Results) là mô hình quản lý giúp phổ biến chiến lược của công ty đến nhân viên, tăng cường tính minh bạch, tập trung và củng cố mối liên kết giữa các mục tiêu cá nhân với nhiệm vụ và mục tiêu tổng thể.

Andrew Grove của Intel đã xây dựng mô hình OKR đầu tiên, sau đó được Google phổ biến rộng rãi. Nhiều công ty công nghệ tại Thung lũng Silicon và một số tổ chức trên thế giới cũng đã chuyển sang quản lý theo phương pháp này.

Để áp dụng OKR, chỉ cần hiểu một mô hình cấu trúc đơn giản, một số nguyên tắc và tiêu chí thiết lập mục tiêu của nó cũng như tham khảo nhiều ví dụ thực tế từ các công ty khác là đủ.

Xem thêm: Chi tiết mẫu OKR cho từng chức vụ và phòng ban

Cấu trúc OKR hoạt động như thế nào?

Mô hình OKR bao gồm 2 yếu tố: 1 mục tiêu và nhiều hơn 1 kết quả chính.

Mục tiêu của ứng dụng OKR

• Mục tiêu đại diện cho đích đến, câu trả lời cho câu hỏi: "Đi đến đâu?"
• Mục tiêu nên rõ ràng và truyền cảm hứng.
• Mục tiêu không bao hàm những con số cụ thể.

Ví dụ: Thúc đẩy văn hóa kỹ thuật số của công ty.

Các loại OKR trong quản trị thông dụng

Có 2 loại OKRs, đó là:

• Cam kết OKR: Các mục đích đặt ra khá thực tế và gần với những gì có thể đạt được. OKRs được phê duyệt được tính là thành công khi mức độ hoàn thành đạt 100%.
• OKR mở rộng: được coi là thành công khi mức độ hoàn thành đạt từ 60-70% trở lên

Ưu điểm của OKR mang lại kết quả gì?

Kết quả chính, đo lường tiến độ hướng tới mục đích cuối cùng, trả lời câu hỏi: "Làm cách nào để tôi biết mình đang tiến gần mục đích cuối?"

Kết quả then chốt được xác định trên cơ sở đo lường việc đạt được hiệu quả mong muốn. Ví dụ: Doanh số bán hàng (trong OKR bán hàng) và lưu lượng truy cập trang web (trong OKR Marketing).

Các sản phẩm bàn giao chính không phải là những việc bạn phải làm, chẳng hạn như hoàn thành một dự án và tung ra một sản phẩm.

Ví dụ: 90% nhân viên sử dụng công cụ quản lý nhóm mới mỗi ngày.

Ngoài ra, một yếu tố khác có thể được thêm vào mô hình OKR là Cách thức. Cách thức là những việc cần được thực hiện để dẫn đến việc thực hiện các Kết quả then chốt. Con đường là câu trả lời cho câu hỏi: "Làm thế nào để đạt được điều đó?"

Cách thức mà các hoạt động và dự án ảnh hưởng đến các kết quả chính được xem xét.

Phương pháp không đại diện cho thành công, thành công chỉ đạt được khi bạn tuân theo một lịch trình để đạt được những kết quả then chốt.

Ví dụ: Giới thiệu nhóm công cụ quản lý nhóm mới.

Xem thêm: Chọn KPI hay OKR?

Mục tiêu S.M.A.R.T là gì?

SMART là một bộ tiêu chí thiết lập mục đích cuối dựa trên công trình nghiên cứu của Peter Drucker và mô hình Quản lý MBO của ông. SMART được George T. Doran giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1981.

Không giống như các mô hình quản lý khác bao gồm thiết lập chiến lược, phân cấp tổ chức và quản lý hiệu suất, SMART, giống như OKR, chỉ tập trung vào thiết lập và đo lường. Do đó, SMART và mô hình OKR có thể được coi là hai cách khác nhau để hình thành mục tiêu.

SMART thể hiện 5 tiêu chí mà đáp ứng:

• Specific: Cụ thể
• Measurable: Có thể đo lường được
• Achievable: Có thể đạt được
• Relevant: Liên quan
• Time-bound: Có giới hạn thời gian

Cách làm việc của mô hình SMART

Specific – Cụ thể

Mục tiêu phải cụ thể và mô tả rõ ràng những gì nó phải đạt được. Mục tiêu cụ thể phải có phạm vi rõ ràng, dễ hiểu cho tất cả những người liên quan.

Ví dụ: Công ty sẽ tiếp cận nhiều khách hàng hơn tại thị trường Bắc Mỹ.

Ví dụ này xác định một phạm vi cụ thể cần đạt được, nhưng nó không chỉ rõ cách đo lường thành công, tại sao hoặc khi nào.

Measurable - Có thể đo lường được

Cần phải mang tính định lượng để xác định mức độ đạt được. Bạn nên đưa vào một con số nhất định - đây thường là giới hạn mà bạn muốn đạt tới.

Ví dụ về mục đích cuối cùng cụ thể và có thể đo lường được: Công ty tiếp cận 10.000 khách hàng ở thị trường Bắc Mỹ.

Ví dụ này đặt ra một giới hạn cụ thể để đo lường mức độ đạt được. Được coi là thành công khi đạt được 10.000 khách hàng.

Achievable - Có thể đạt được

Có thể đạt được là mục tiêu nằm trong giới hạn của những gì có thể, với các nguồn lực sẵn có và tính đến các ràng buộc nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty. Tuy nhiên, đáp ứng tiêu chí này không hề đơn giản.

Trở lại với ví dụ trên, bộ phận bán hàng quyết định thay đổi kết quả cuối của nhóm để làm cho nó dễ đạt được hơn vì đạt được 10.000 khách hàng là một mục đích không thực tế. Nhóm đã đặt ra một đích đến cụ thể, có thể đo lường và có thể đạt được khác: Tiếp cận 750 khách hàng doanh nghiệp ở Bắc Mỹ.

Điều này tất nhiên còn khó khăn, nhưng vẫn có thể đạt được. Tuy nhiên, không rõ lý do tại sao phải đạt được nó.

Relevant - Liên quan

Một mục tiêu có liên quan khi nó phù hợp với hoặc đóng góp vào mục đích chung của công ty hoặc tổ chức. Một mục tiêu ví dụ bao gồm các yếu tố sau: cụ thể, đo lường được, tính khả thi và có liên quan.

"Tiếp cận 750 khách hàng ở thị trường Bắc Mỹ nhằm mở rộng thị trường toàn cầu."

Mục tiêu này được liên kết rõ ràng với mục tiêu chung của công ty là "Mở rộng thị trường thế giới". Tuy nhiên, mục tiêu này vẫn chưa có thời hạn cụ thể.

Time-bound - Có giới hạn thời gian

Mục tiêu theo thời gian nên bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Thời hạn rất quan trọng vì đây là thời điểm xem xét và đánh giá lại mục tiêu, đánh giá mức độ thành công. Một mục tiêu bao gồm đầy đủ 5 tiêu chí trên là:

Năm 2023 đạt 750 khách hàng tại thị trường Bắc Mỹ để mở rộng thị trường toàn cầu.

Xem thêm: Mô hình SWOT là gì?

So sánh SMART và OKR: Đặc điểm chung

Điểm chung đầu tiên dễ dàng nhận thấy là cả hai mô hình đều dựa trên mô hình Quản lý mục tiêu (MBO) của Peter Drucker. Cả mô hình OKR và các mục tiêu SMART đều được đặc trưng bởi MBO với niềm tin rằng mục tiêu là chìa khóa phát triển của tổ chức.

Cả hai mô hình đều chứa các tiêu chí đặc trưng cho mô hình này. Dù chỉ có 3 chữ viết tắt nhưng nhìn chung OKR bao hàm tất cả các tiêu chí thiết lập mục tiêu như SMART.

So sánh sau đây giúp chứng minh rằng OKR đáp ứng đầy đủ các tiêu chí như SMART:

• Tính cụ thể: Các mục tiêu cần được xác định và định hướng rõ ràng, trong khi Kết quả chính sẽ đi sâu vào ý nghĩa của việc hoàn thành chúng.
• Có thể đo lường được: Hiệu suất chính luôn bao gồm các số liệu đo lường tiến độ hướng tới mục tiêu.
• Khả thi: OKRs phải khả thi với thời gian và nguồn lực sẵn có của công ty. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải tham vọng khi thiết lập tiêu chuẩn cho các kết quả chính. Đạt 70% giới hạn có thể coi là thành công.
• Mức độ phù hợp: Tất cả các mô hình OKR (ngoại trừ OKR cuối cùng) được sắp xếp theo thứ tự đánh giá tăng dần, cung cấp một kế hoạch chi tiết cho sự phát triển của toàn bộ doanh nghiệp.
• Hạn chót: Đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi OKR. OKR cho toàn công ty thường là 1 năm, đối với các nhóm khác là khoảng 1 quý.

Cả hai mô hình OKR và SMART đều xác định một khuôn khổ không chính thức được tạo ra và thay đổi theo thời gian khi hoạt động kinh doanh. Điều này trái ngược với các mô hình quản lý khác được áp dụng trong các tổ chức nghiên cứu, chính phủ hoặc tổ chức chuyên nghiệp.

Xem thêm: Phân biệt Hiệu Quả và Hiệu Suất

So sánh mô hình OKR và SMART: Khác biệt như thế nào?

OKR và mục tiêu SMART thoạt nhìn khá giống nhau. Chúng đều có cấu trúc và quy tắc rõ ràng xác định phạm vi, thời gian và sự phối hợp của các mục tiêu. Tuy nhiên, OKR được đánh giá có những điểm vượt xa mô hình SMART.

Trong SMART, các mục tiêu được thiết lập riêng biệt, hoàn toàn đơn giản và dễ nhớ. OKRs cũng đưa ra các tiêu chí, nhưng phân biệt rõ ràng giữa mục tiêu và cách đo lường tiến độ hướng tới mục tiêu thông qua các kết quả chính.

Ở điểm này, chữ M viết tắt của SMART cũng dễ gây nhầm lẫn vì có nhiều biến thể của chữ M đại diện cho nhiều ý nghĩa khác nhau. Ví dụ, chữ M có thể có nghĩa là đo lường được (Measurable), có ý nghĩa (meaningful) hoặc thúc đẩy (motivational).

Thay đổi ý nghĩa thành một chữ M khác có thể thay đổi cấu trúc và trọng tâm của mục tiêu SMART, làm giảm tầm quan trọng của việc đo lường tiến độ hướng tới mục tiêu - trong khi OKRs luôn được đảm bảo.

OKRs không giải quyết các mục tiêu một cách riêng lẻ.

Sự khác biệt lớn giữa các mục tiêu OKR và SMART là các mục tiêu được tạo theo cấp độ và khung thời gian.

OKR ở đầu hệ thống phân cấp có thể mất 5 - 10 năm hoặc thậm chí lâu hơn. Những mục tiêu này đi đôi với tầm nhìn (doanh nghiệp muốn ở đâu trong 5 - 10 năm tới?) và sứ mệnh của công ty (mục tiêu của chúng ta là gì?).

Mô hình của OKR là phụ và thường kéo dài 1 năm. Nó thể hiện chiến lược của công ty được thể hiện dưới dạng 3 - 5 mục tiêu mà toàn bộ tổ chức phấn đấu có được. Mô hình OKR doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc liên kết mọi hoạt động của tổ chức, đặt ra mục tiêu rõ ràng cho nhân viên và làm chuẩn mực cho mô hình OKR của các bộ phận khác.

Mô hình OKR cấp bộ phận nằm ở cấp độ 3 trong hệ thống này. Cấp độ OKR này thường kéo dài một phần tư và thể hiện chiến thuật mà các bộ phận sẽ áp dụng để hoàn thành OKRs toàn công ty.

Mô hình OKR cho thấy một bức tranh theo ngữ cảnh về mục tiêu - các cấp độ của cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa những mục tiêu trong các cấp độ này. Còn mục tiêu SMART chỉ tập trung vào việc xem xét tạo ra mục tiêu riêng biệt.

Điểm mạnh, điểm yếu của mục tiêu và kết quả then chốt

Mỗi cách tiếp cận có thể hữu ích trong những tình huống nhất định. Đây là một số điểm mạnh và điểm yếu cần xem xét trước khi chọn một phương pháp:

Khả năng thích ứng: Với nhịp độ hàng năm điển hình, mục tiêu SMART mang lại ít cơ hội để xoay vòng. Bạn có thể làm việc tốt với một mục tiêu được xác định rõ ràng trong các trường hợp cố định. 

Ngược lại, với nhịp độ hàng quý cho các nhóm và cá nhân cũng như mục tiêu rộng hơn, OKR cho phép thay đổi các kết quả chính để điều chỉnh các thay đổi, chẳng hạn như trong bối cảnh đối thủ cạnh tranh.

Sự liên kết: Lý tưởng nhất là hầu hết những mục tiêu SMART và OKR đều có cơ sở trong chiến lược và được củng cố bởi sự ủng hộ của các nhà điều hành.

Khả năng mở rộng theo khát vọng: OKRs nổi tiếng về việc khuyến khích khám phá không sợ hãi các lựa chọn thay thế mới. Một mục tiêu SMART có thể thúc đẩy công việc hướng tới đạt được một mục đích cụ thể, sau đó mọi người bắt đầu bỏ cuộc, do đó hạn chế việc mở rộng và đạt được mong muốn cá nhân và công ty cao hơn. Mặt khác, mục tiêu SMART tập trung vào mục tiêu có thể đạt được.

Tinh thần: Trọng tâm hạn hẹp của mục tiêu SMART có thể khiến nhân viên bỏ qua các công việc mang lại lợi nhuận khác để đạt được mục tiêu. Khi mọi người không đạt được mục tiêu, họ có thể mất tinh thần vì họ không thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh về những thành tựu tổng thể của họ.

Lập kế hoạch: Do tính cụ thể của mục tiêu SMART, chúng có thể mất nhiều thời gian hơn để tạo.

Độ chính xác: Mục tiêu SMART dựa trên các số liệu cụ thể và khung thời gian chính xác, điều này có thể mong muốn đối với các mục tiêu rõ ràng trong thời gian ngắn. Ngược lại, các mục tiêu trong OKR rất rộng và các kết quả chính có thể thay đổi khi hoàn cảnh thay đổi.

Cách đo lường tính SMART của OKRs

Các kết quả OKR luôn đi kèm với các chỉ số xác định, đo lường được kiểm soát tiến độ thực hiện.

OKRs có hai dạng: OKRs cam kết và OKRs mở rộng. Khi OKRs cam kết là những mục tiêu mà nhân viên hoàn toàn có thể đạt được. OKR mở với các mục tiêu đầy tham vọng thường đạt tỷ lệ 70%.

Việc xác định OKRs phải luôn tính đến các yếu tố liên quan đến chiến lược tổng thể và mục tiêu tăng trưởng của công ty. Dù là OKR cấp công ty, cấp bộ phận hay OKR cá nhân thì tất cả đều xoay quanh một trục chung: phù hợp, hữu ích và cộng hưởng cho sự phát triển của công ty, tổ chức.

OKR cấp công ty thường được ký kết trong khoảng thời gian 1 năm. Bộ phận OKRs hàng quý, hàng tháng. OKR cá nhân theo tháng, tuần. Đặt OKR chu kỳ mục tiêu luôn được liên kết với hệ số thời gian chờ. Chính giới hạn thời gian khiến các mục tiêu của OKR trở nên thách thức và tham vọng hơn.

Nên sử dụng OKRs hay mục tiêu SMART cho doanh nghiệp của bạn?

Các tiêu chí SMART rất dễ nhớ, dễ sử dụng và hoạt động tốt cho việc thiết lập mục tiêu cá nhân. Tuy nhiên, SMART chỉ đơn giản mô tả một mục tiêu trong sự cô lập.

OKR cung cấp thêm một cấp độ bối cảnh tổ chức và biến việc thiết lập mục tiêu thành một bài tập toàn công ty. Ứng dụng OKR, toàn bộ tổ chức có thể đạt được sự rõ ràng và tập trung.

Kết luận

Tóm lại, mục tiêu SMART có ưu điểm là dễ nhớ, dễ sử dụng và phù hợp để thiết lập những mục tiêu cá nhân, riêng lẻ. Còn OKR giúp nhìn được bối cảnh và cấp độ của toàn doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp của bạn có thể phát triển ngày càng mạnh mẽ hơn.

Hy vọng với những so sánh mô hình OKR và SMART bạn sẽ có riêng cho mình câu trả lời nên chọn phương pháp nào là tốt nhất đối với doanh nghiệp. Tanca chúc cho doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển và đạt lợi nhuận cao. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về các giải pháp quản trị hiệu quả nhé.