Mẫu bảng chấm công và mẫu phiếu lương 2026: tải file Excel theo 3 mô hình làm việc
Bảng chấm công 2026 có 3 mô hình: hành chính, theo ca, theo công trình — cần đủ danh sách nhân viên, ký hiệu công theo ngày, tổng hợp cuối tháng và chữ ký xác nhận. Phiếu lương phải ghi rõ tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền làm đêm và khoản khấu trừ theo Điều 95 Bộ luật Lao động 2019.
Bảng tra cứu nhanh: chứng từ nào cần nội dung gì
| Chứng từ | Mẫu tham chiếu | Nội dung tối thiểu | Ai ký xác nhận |
|---|---|---|---|
| Bảng chấm công | Mẫu 01a-LĐTL, Thông tư 200/2014/TT-BTC (mẫu tham khảo, không bắt buộc dùng đúng form) | Danh sách nhân viên, ký hiệu công từng ngày, tổng hợp công cuối tháng | Người chấm công, phụ trách bộ phận, người duyệt |
| Phiếu lương / bảng kê trả lương | Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 (bắt buộc theo luật) · mẫu 02-LĐTL Thông tư 200/2014/TT-BTC (tham chiếu kế toán) | Tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc ban đêm, nội dung và số tiền khấu trừ (nếu có) | Người lập, kế toán/người phụ trách, người lao động |
Bảng chấm công dùng mẫu tham khảo của kế toán, không có điều luật riêng bắt buộc hình thức. Phiếu lương thì khác: nội dung tối thiểu do luật lao động quy định trực tiếp tại Điều 95, không phải do doanh nghiệp tự chọn thêm bớt. Mục Mẫu phiếu lương giải thích rõ phần nào bắt buộc, phần nào là thông lệ.
3 loại bảng chấm công theo mô hình làm việc
Không có một mẫu bảng chấm công chung cho mọi doanh nghiệp. Cấu trúc bảng phụ thuộc vào mô hình làm việc: giờ hành chính cố định, xoay ca, hay tính theo công trình/thời vụ. Dùng sai mẫu cho mô hình không phù hợp là nguyên nhân phổ biến khiến bảng lương tính sai công.
| Mô hình | Đặc điểm | Cột cần thêm so với bảng cơ bản |
|---|---|---|
| Hành chính | Giờ làm cố định (ví dụ 8h–17h), áp dụng cho khối văn phòng | Giờ vào/ra thực tế, số phút đi trễ – về sớm, số lần vi phạm giờ giấc trong tháng |
| Theo ca | Nhiều ca trong ngày, áp dụng cho sản xuất, bán lẻ, nhà hàng, bảo vệ | Mã ca (sáng/chiều/đêm), giờ bắt đầu – kết thúc từng ca, giờ tăng ca ngoài ca chính, ca đêm |
| Theo công trình / thời vụ | Nhân sự làm việc theo địa điểm công trình hoặc theo mùa vụ, áp dụng cho xây dựng, nông nghiệp | Tên công trình/địa điểm, ngày công thực tế tại từng địa điểm, có thể kèm khối lượng công việc nếu khoán theo sản phẩm |
Ba mô hình dùng chung một bộ khung cơ bản — danh sách nhân viên, ký hiệu công theo ngày, tổng hợp cuối tháng — nhưng khác nhau ở các cột bổ sung. Bộ file Excel tải ở mục tiếp theo dựng sẵn cả ba mẫu, doanh nghiệp chọn đúng mô hình đang áp dụng.
Các cột bắt buộc trong bảng chấm công và ý nghĩa
Luật lao động không quy định cứng hình thức bảng chấm công. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế, kể cả trên phần mềm chấm công, miễn đảm bảo đủ nội dung để tính đúng công và đối chiếu được khi cần. Mẫu tham chiếu phổ biến nhất trong thực tế kế toán là mẫu 01a-LĐTL ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC, gồm các thành phần sau.
| Thành phần | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên đơn vị/bộ phận, tháng chấm công | Xác định phạm vi áp dụng và kỳ chấm công |
| Danh sách nhân viên (họ tên, chức danh, mã nhân viên) | Định danh từng người trong bảng, làm căn cứ đối chiếu với hợp đồng lao động |
| Cột ngày 1 đến 31 | Ghi ký hiệu công của từng người theo từng ngày trong tháng |
| Cột tổng hợp cuối bảng | Cộng dồn số công thực tế, công nghỉ phép, công nghỉ lễ, công nghỉ không lương — dùng trực tiếp để tính lương |
| Chữ ký xác nhận | Người chấm công, phụ trách bộ phận và người duyệt — là căn cứ pháp lý khi có tranh chấp hoặc thanh tra |
Ký hiệu công phổ biến trong thực tế: X — ngày công làm việc thực tế, P — nghỉ phép năm hưởng lương, L — nghỉ lễ/Tết, Ô — nghỉ ốm, KL — nghỉ không hưởng lương. Đây là quy ước tham khảo, không phải ký hiệu bắt buộc theo văn bản pháp luật nào — doanh nghiệp có thể đặt ký hiệu riêng nhưng phải chú thích rõ trong bảng để tránh hiểu sai khi đối chiếu.
Bộ file Excel 3 mẫu bảng chấm công (hành chính, theo ca, theo công trình) dựng sẵn công thức tự cộng tổng công, cộng phép, cộng nghỉ không lương — kèm mẫu phiếu lương có đủ nội dung bắt buộc theo Điều 95 Bộ luật Lao động. Nhận file qua email →
Cách tính công từ bảng chấm công
Công thức phổ biến nhất: lương thực trả = (lương thoả thuận ÷ số ngày công chuẩn của tháng) × số ngày công thực tế hưởng lương. "Ngày công thực tế hưởng lương" gồm cả ngày đi làm và các ngày nghỉ vẫn được trả lương theo quy định (nghỉ phép năm, nghỉ lễ, nghỉ việc riêng có lương).
Luật không ấn định một cách tính công duy nhất cho mọi doanh nghiệp — số ngày công chuẩn (26 ngày, 24 ngày, hay theo lịch dương của từng tháng) do doanh nghiệp quy định trong quy chế lương và ghi rõ trong hợp đồng hoặc thoả ước lao động. Điểm bắt buộc là cách tính phải nhất quán và áp dụng công bằng cho mọi nhân viên cùng vị trí.
Đây là ví dụ minh hoạ cách tính phổ biến, không phải công thức bắt buộc duy nhất theo luật. Với bảng chấm công theo ca hoặc theo công trình, cách quy đổi giờ công/khối lượng công việc sang ngày công cần được doanh nghiệp quy định rõ trong quy chế lương trước khi áp dụng.
Mẫu phiếu lương: nội dung bắt buộc theo Điều 95 Bộ luật Lao động 2019
Mỗi lần trả lương, doanh nghiệp phải cung cấp bảng kê trả lương cho người lao động, ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, và nội dung, số tiền bị khấu trừ nếu có, theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14). Đây là yêu cầu tối thiểu bắt buộc theo luật lao động, không phải tuỳ chọn của doanh nghiệp.
| Nhóm nội dung | Chi tiết | Căn cứ |
|---|---|---|
| Bắt buộc theo Điều 95 BLLĐ 2019 | Tiền lương · tiền lương làm thêm giờ · tiền lương làm việc ban đêm · nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có) | Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 |
| Nên có thêm — thông tin chung | Tên đơn vị, kỳ tính lương, họ tên, chức danh, mã nhân viên | Thông lệ kế toán, mẫu 02-LĐTL Thông tư 200/2014/TT-BTC |
| Nên có thêm — chi tiết thu nhập | Lương cơ bản theo hợp đồng, phụ cấp, thưởng (nếu có), thu nhập khác | Thông lệ kế toán, giúp minh bạch với người lao động |
| Nên có thêm — chi tiết khấu trừ | BHXH, BHYT, BHTN theo tỷ lệ phần người lao động, thuế TNCN (nếu có), tạm ứng lương | Cụ thể hoá phần "nội dung và số tiền bị khấu trừ" mà Điều 95 yêu cầu |
| Nên có thêm — kết quả và xác nhận | Tổng thu nhập, tổng khấu trừ, số tiền thực lĩnh, chữ ký người lập và kế toán/người phụ trách | Thông lệ kế toán |
Về hình thức và kỳ hạn trả lương: doanh nghiệp và người lao động thoả thuận trả theo tháng, nửa tháng, theo giờ/ngày/tuần hoặc theo sản phẩm/khoán (Điều 96), và với lương tháng, thời điểm trả cụ thể do hai bên thoả thuận, thường cố định trong kỳ (Điều 97 Bộ luật Lao động 2019). Bảng kê trả lương phải đi kèm mỗi lần trả, không phải chỉ cấp khi người lao động yêu cầu.
Nhiều bảng lương nội bộ chỉ ghi số tiền thực lĩnh mà không tách riêng các khoản bị trừ. Điều này chưa đáp ứng đủ yêu cầu tối thiểu của Điều 95 — luật yêu cầu ghi rõ nội dung và số tiền bị khấu trừ, không chỉ con số cuối cùng. Khi người lao động khiếu nại hoặc cơ quan thanh tra lao động kiểm tra, phiếu lương thiếu dòng khấu trừ là điểm bị lưu ý đầu tiên.
Bảng chấm công và phiếu lương phải lưu trữ bao lâu?
Bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương là tài liệu kế toán, chịu quy định về thời hạn lưu trữ tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 hướng dẫn Luật Kế toán. Nghị định này chia tài liệu kế toán thành các mức thời hạn lưu trữ tối thiểu.
| Mức lưu trữ | Áp dụng cho |
|---|---|
| Tối thiểu 5 năm | Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành, không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính |
| Tối thiểu 10 năm | Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán, báo cáo tài chính |
| Lưu trữ vĩnh viễn | Tài liệu có tính sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng, do người đứng đầu đơn vị kế toán quyết định |
Nghị định 174/2016/NĐ-CP không liệt kê tường minh tên "bảng chấm công" hay "bảng thanh toán tiền lương" vào từng nhóm thời hạn lưu trữ cụ thể trong các nguồn đối chiếu hiện có. Phân tích dựa trên bản chất chứng từ cho thấy: bảng thanh toán tiền lương thường được dùng trực tiếp làm căn cứ hạch toán chi phí lương vào sổ kế toán, nên nhiều khả năng thuộc nhóm 10 năm; bảng chấm công là tài liệu hỗ trợ tính lương, có thể thuộc nhóm 5 năm.
Lưu ý quan trọng: đây là suy luận dựa trên bản chất chứng từ, chưa phải trích dẫn trực tiếp từ điều khoản nêu rõ tên hai loại chứng từ này. Trước khi đặt chính sách lưu trữ hoặc xoá dữ liệu tự động trên phần mềm, doanh nghiệp nên xác nhận lại với kế toán trưởng hoặc đơn vị kiểm toán.
Trong thực tế thanh tra lao động và quyết toán BHXH, cơ quan chức năng thường yêu cầu đối chiếu bảng chấm công và bảng lương của nhiều tháng liền kề, đôi khi của cả năm trước, để kiểm tra tính nhất quán giữa ngày công thực tế và tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm. Vì vậy, dù thời hạn tối thiểu theo luật là bao nhiêu, việc lưu trữ ngắn hơn thời gian cơ quan thường yêu cầu đối chiếu sẽ gây khó khăn khi cần cung cấp hồ sơ.
Khi nào Excel không còn đủ để chấm công?
File Excel giải quyết tốt việc chấm công thủ công cho một văn phòng, một ca làm, dưới vài chục người. Vấn đề xuất hiện khi quy mô hoặc độ phức tạp vượt ngưỡng mà một người phụ trách còn kiểm soát bằng tay được.
- Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhiều địa điểm làm việc Mỗi chi nhánh một file, phải tổng hợp thủ công cuối tháng, dễ lệch số liệu giữa các bộ phận.
- Ca kíp phức tạp, xoay ca liên tục Excel không tự cảnh báo trùng ca, thiếu người, hoặc vi phạm giờ nghỉ giữa hai ca liên tiếp.
- Hay sai sót khi nhập liệu thủ công Một ký hiệu công gõ nhầm ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền lương của một người, và lỗi thường chỉ phát hiện khi nhân viên phản ánh.
- Không có dữ liệu chấm công thời gian thực Excel chỉ phản ánh dữ liệu sau khi ai đó nhập tay, không biết ai đang đi trễ hay vắng mặt ngay trong ngày.
- Khó tổng hợp báo cáo cho quản lý và cho cơ quan chức năng Ghép nhiều file chấm công thành báo cáo tổng theo phòng ban, theo chi nhánh, hoặc phục vụ đối chiếu khi thanh tra tốn nhiều giờ mỗi lần.
Nếu doanh nghiệp gặp từ 2 dấu hiệu trở lên, việc chấm công và tính lương thường không còn nằm trong khả năng kiểm soát chính xác bằng Excel — đây là lúc phần mềm chấm công tự động trở thành công cụ cần thiết, không phải công cụ tuỳ chọn.
Câu hỏi thường gặp
Bảng chấm công có bắt buộc dùng đúng mẫu 01a-LĐTL không?
Không bắt buộc. Mẫu 01a-LĐTL trong Thông tư 200/2014/TT-BTC là mẫu tham khảo phổ biến trong kế toán, không phải hình thức duy nhất do luật quy định. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế bảng chấm công, kể cả trên phần mềm, miễn đảm bảo đủ nội dung: danh sách nhân viên, ký hiệu công theo ngày, tổng hợp cuối tháng và chữ ký xác nhận.
Phiếu lương bắt buộc phải có những nội dung gì theo luật?
Theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, mỗi lần trả lương doanh nghiệp phải cung cấp bảng kê ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc ban đêm, và nội dung, số tiền bị khấu trừ nếu có. Đây là nội dung tối thiểu bắt buộc; các mục khác như phụ cấp, thưởng, chữ ký là thông lệ kế toán nên có thêm.
Công ty không phát phiếu lương cho nhân viên có vi phạm luật không?
Có khả năng vi phạm. Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu doanh nghiệp cung cấp bảng kê trả lương mỗi lần trả lương, không phải chỉ khi người lao động yêu cầu. Mức xử phạt cụ thể với hành vi không cung cấp bảng kê lương cần đối chiếu nghị định xử phạt vi phạm hành chính về lao động đang hiệu lực.
Cách tính công từ bảng chấm công sang tiền lương thế nào?
Cách phổ biến nhất: lấy lương thoả thuận chia cho số ngày công chuẩn của tháng (do doanh nghiệp quy định, thường 24–26 ngày), rồi nhân với số ngày công thực tế hưởng lương gồm cả ngày đi làm và ngày nghỉ vẫn được trả lương như phép năm, nghỉ lễ. Doanh nghiệp phải áp dụng nhất quán cùng một cách tính cho mọi nhân viên cùng vị trí.
Bảng chấm công và phiếu lương phải lưu trữ trong bao lâu?
Là tài liệu kế toán, hai chứng từ này chịu quy định lưu trữ tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP: tối thiểu 5 năm với tài liệu quản lý, điều hành, hoặc tối thiểu 10 năm với chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Việc bảng chấm công và bảng lương cụ thể thuộc nhóm nào cần kế toán trưởng xác nhận theo cách sử dụng thực tế tại từng doanh nghiệp.
Bảng chấm công theo ca khác bảng chấm công hành chính ở điểm nào?
Bảng chấm công hành chính ghi giờ vào/ra cố định trong một khung giờ duy nhất mỗi ngày. Bảng chấm công theo ca cần thêm cột mã ca, giờ bắt đầu và kết thúc từng ca, và giờ tăng ca ngoài ca chính hoặc ca đêm — vì một nhân viên có thể làm nhiều ca khác nhau trong cùng một tháng.
Doanh nghiệp xây dựng, thời vụ nên chấm công theo mẫu nào?
Nên dùng mẫu bảng chấm công theo công trình, có thêm cột tên công trình hoặc địa điểm làm việc và ngày công thực tế tại từng địa điểm. Nếu trả lương khoán theo khối lượng công việc, cần bổ sung cột khối lượng hoàn thành để đối chiếu với đơn giá đã thoả thuận.
File Excel chấm công có đủ dùng cho doanh nghiệp nhiều chi nhánh không?
Thường không còn đủ. Với nhiều chi nhánh, Excel đòi hỏi tổng hợp thủ công từ nhiều file riêng lẻ, dễ sai lệch số liệu và không có dữ liệu chấm công theo thời gian thực. Đây là một trong các dấu hiệu nên chuyển sang phần mềm chấm công tập trung, nêu chi tiết ở mục "Khi nào Excel không còn đủ".
Nguồn tham khảo
- Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14) — Điều 95 (trả lương, bảng kê trả lương), Điều 96 (hình thức trả lương), Điều 97 (kỳ hạn trả lương).
- Luật Kế toán 2015 (số 88/2015/QH13) — quy định về chứng từ kế toán và thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán.
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 hướng dẫn Luật Kế toán — các điều khoản về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn.
- Thông tư 200/2014/TT-BTC — mẫu 01a-LĐTL (bảng chấm công) và mẫu 02-LĐTL (bảng thanh toán tiền lương), dùng làm mẫu tham chiếu phổ biến trong thực tế kế toán doanh nghiệp.
Đã tải mẫu Excel? Bước tiếp theo là xem chấm công tự động vận hành thế nào
Nếu doanh nghiệp bạn khớp với 2 dấu hiệu trở lên ở mục "Khi nào Excel không còn đủ" — nhiều chi nhánh, ca kíp phức tạp, hay sai sót thủ công, không có dữ liệu thời gian thực, khó tổng hợp báo cáo — Tanca Chấm công tự động ghi nhận công theo cả 3 mô hình (hành chính, ca, công trình), đồng bộ thẳng vào bảng lương, không cần đối chiếu Excel thủ công. Mua một lần, không thuê bao hằng tháng.
Xem giải pháp chấm công Tanca
